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ELSANFACT : La maîtrise du flux de facturation et la gestion des prestataires du Groupe Elsan

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Leader de l’hospitalisation privée, le Groupe Elsan est présent sur l’ensemble des métiers de l’hospitalisation (médecine, chirurgie, obstétrique, cancérologie, soins de suite et de réadaptation, hospitalisation à domicile, psychiatrie, etc.) et dans toutes les régions de France métropolitaine.

  • 25 000 collaborateurs
  • 6 500 médecins
  • 2 000 000 patients/an
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Contexte

Lors de la réception des factures par ses prestataires, le Groupe Elsan appliquait un cycle manuel d’approbation et de paiement en fonction des rôles, des métiers et de ses sites. Avec des factures de plus en plus nombreuses, Elsan a constaté que la gestion de sa facturation était source d’un surcroît de travail pour ses équipes et son réseau de prestataires.

Ainsi, Elsan a décidé de s’appuyer sur l’expérience et la réactivité de Modulotech, démontrés lors de l’appel d’offre. L’objectif était de concevoir un outil capable d’accélérer le flux de facturation, tout en gardant la traçabilité des approbations et un système anti-fraude.

Les challenges rencontrés :

  • La gestion des droits d’accès en fonction des sites, des rôles et des métiers
  • L’uniformisation des processus dans l’ensemble du Groupe Elsan
  • Un système de vérification des factures adapté aux multiples scénarios
  • L’adaptation du cahier des charges en fonction des réalités métiers

Méthodologie

Modulotech a mobilisé 1 chef de projet et 1 software engineer. Le démarrage du projet a été primordial pour diagnostiquer les processus existants et les automatiser. En effet, grâce à la coopération étroite avec les acteurs métiers, sur tous les sites, Modulotech a été capable de livrer en 3 mois ElsanFact qui permet d’obtenir :

  • des processus uniformisés,
  • des circuits de validation automatisés,
  • des schémas comptables définis.

Grâce à la méthodologie agile et une architecture modulaire, la solution a continué à évoluer en travaillant main dans la main avec les différents métiers pour affiner les fonctionnalités existantes et en créer de nouvelles.

En plus de la rapidité des phases de démarrage et de développement, le succès du projet a aussi reposé sur un suivi lors du déploiement. Modulotech a mis en place des sessions de formations et a fourni toute la documentation nécessaire pour faciliter l’adoption de la solution et de ses processus par les équipes Elsan.

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Résultats

Grâce à la mise en place de la solution ElsanFact, Elsan Groupe a observé :

Une augmentation du nombre de factures traitées

avec le même effectif.

Une sécurisation du flux financier

grâce au système anti-fraude

Un cycle d’approbation multisites et standardisé

La validation s’orchestre efficacement, quel que soit l‘endroit

Des relations de qualité avec les fournisseurs

Ils ont une réponse immédiate sur le statut de leurs factures, grâce à la visibilité sur les flux

Une visibilité et facilité des paiements

Avec le pointage automatique, les comptables peuvent vérifier les factures impayées et déclencher les paiements en un clic

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Défis techniques relevés

Le challenge principal a été d’offrir un système de gestion des habilitations qui dépassait le cahier des charges initial.

La solution finale, ElsanFact, permet d’avoir un responsable d’approbation différent en fonction de plusieurs critères  : prix, secteur, rôle, métier, … En plus, les utilisateurs disposent de modalités de consultation flexibles : de l’ensemble des factures du système ou seulement celles dont ils sont à l’origine.

Afin d’assurer la meilleure expérience « test & learn », Modulotech a développé un « policy framework ». Ainsi, selon le retour client, Modulotech peut ajouter, supprimer et réintégrer des niveaux d’approbation à la volée sur chaque catégorie d’utilisateurs.

Parlons,
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